Pentru a-și trăi mai bine zilele, este important să știi să te organizezi la locul de muncă . Într-adevăr, lipsa de organizare generează stres și oboseală. Deci, cum să vă organizați pentru a fi mai eficient la locul de muncă?
Câteva sfaturi pentru o mai bună organizare la locul de muncă
Gestionați-vă timpul
Să știi cum să-ți gestionezi timpul este o artă delicată care îndepărtează mult stres și îți creează stima de sine și un sentiment de libertate atunci când ești la control. Dacă sunteți unul dintre cei care sunt adesea copleșiți, aici sunt probabil cauzele posibile:
- Organizare necorespunzătoare,
- scapari
- O subestimare a duratei anumitor sarcini (probleme de evaluare),
- suprasarcină de lucru,
- Aspectul emoțional (avem grijă de sarcinile plăcute și necesită timp pentru îndeplinirea celorlalți),
- procrastinare
- Neprevăzutul,
- Lipsa delegării,
- Comunicare necorespunzătoare sau prea multă comunicare,
- Dificultatea de a spune nu,
- Divertisment, cum ar fi telefonul, rețelele sociale …
Pentru a rezolva toate acestea și a-și gestiona mai bine timpul, există tehnici de la simplu la sofisticat.
Stocarea spațiului de lucru
Dacă aveți un spațiu de lucru ordonat vă va economisi timp evitând căutarea unui stilou timp de 10 minute, de exemplu. Vei economisi timp pe care îl poți folosi pentru alte sarcini. În plus, lucrul într-un spațiu plăcut este mult mai liniștitor pentru minte.
Folosiți sisteme de automatizare
Dacă lucrați într-un birou, poșta dvs. conține multe memento-uri: întâlniri, întâlniri, fișiere care trebuie returnate. Folosește-l pentru a te asigura că nu uiți nimic.
Creați foldere și subfoldere pentru a vă ajuta să vă găsiți și să evitați stresul inutil.
orare
Metoda de planificare constă în crearea de programe, indicând ce să faci (ce) și când (când).
Așadar, folosim un calendar (cum ar fi Google Calendar sau Outlook) pentru a permite o gestionare mai bună.
Avantajele:
- Planificare de muncă foarte bună
- Aspectul colaborativ (posibilitatea de a vă împărtăși calendarul),
Dezavantajele:
- Nu există nici una, nici câteva.
- Doar aveți grijă să respectați … calendarul, nu anulați sau amânați.
Ia notițe
Dacă aveți o agendă, nu ezitați să vă înregistrați programările și întâlnirile folosind de exemplu diferite culori. Notele post-it nu sunt depășite. În hârtie sau electronică, folosiți-le.
Faceți liste
Aide-memoire sau lista de a face în engleză vă permite să nu vă amintiți nimic.
Această metodă prezintă câteva avantaje:
- Ușor de efectuat și de utilizat,
- Rapid.
Dezavantajele:
- Lipsa de organizare,
- Nerespectarea priorităților
Prin urmare, listele sunt ideale pe termen scurt.
Faceți pauze
Dacă „ munca este sănătate ”, luarea de pauze scurte, regulate, nu te va ucide sau te va face mai puțin eficient. Nu ezitați să vă întindeți picioarele, să vă îndepărtați de computer sau să faceți o plimbare afară pentru a vă aerisi mintea. Creierul tău îți va mulțumi și corpul tău.
Folosiți tehnica Pomodori
Dezvoltat în anii 80, de Francesco Cirillo, constă în finalizarea unei sarcini în 25 de minute, înainte de a face o pauză de 5 minute. Pomodori înseamnă „roșie” în italiană, dar este imaginea cronometrului care se păstrează aici, aragazul tău cu presiune internă!
Veți avea nevoie de un cronometru pentru a aplica această tehnică, adesea aplicată de contractori și dezvoltatori.
Avantajul acestei metode este agilitatea. Îți mușchiți creierul concentrându-vă pentru o anumită perioadă de timp pe aceeași sarcină (o concentrare mai bună) înainte de a face o pauză care va fi doar benefică.
Învață să acorde prioritate
Pentru a vă asigura că vă îndepliniți toate sarcinile zilnice, creați o listă cu lucrurile pe care trebuie să le faceți în timpul zilei, cu termenele respective. Vei putea, de dimineață, să începi cu sarcinile urgente și să le termini pe celelalte la sfârșitul după-amiezii. Ambele sarcini urgente și importante trebuie îndeplinite mai întâi. Acest lucru vă va permite să vă planificați ziua: sarcini, durate etc. Veți ști, de asemenea, cât timp aveți de petrecut pentru fiecare sarcină și chiar mai bine să vă organizați.
Învățarea de a acorda prioritate ajută la gestionarea timpului prin prioritate. Există două linii (Important și Nu Important) și două coloane (Urgent și Non Urgent).
Teoria lui Einsehower face posibilă prioritizarea acțiunilor sale făcând mai întâi ceea ce este urgent și important. Dar prioritizarea vă permite să vă îndepliniți sarcinile în funcție de obiectivele, valorile dvs., obiectivele echipei de care faceți parte, termenele impuse etc.
Avantajele prioritizării:
- O lucrare asupra obiectivelor sau valorilor acesteia,
- Productivitate și eficiență mai bune
Dezavantajele:
- Funcționează mai ales pe termen scurt,
- Supraîncărcare posibilă (când totul este important ce trebuie făcut?)
Vă invităm să testați fiecare dintre aceste metode și să o determinați pe cea care vi se potrivește cel mai bine. De asemenea, le puteți alterna.