Organizarea muncii înainte de sărbători nu este întotdeauna ușoară. Într-adevăr, pentru a profita de această perioadă de odihnă, este important să vă organizați sarcinile înainte de a pleca, deci reveniți cu încredere. Iată câteva sfaturi.
Cele 7 lucruri de făcut înainte de a pleca în vacanță
1. Informați-vă colegii și clienții înainte de a pleca
Primul lucru de făcut înainte de a pleca în vacanță este, desigur, să îi informăm pe alții despre plecarea sa. Indicați în calendar datele dvs. de vacanță și împărtășiți-le colegilor. Acest lucru va permite tuturor să se organizeze.
Înainte de a pleca, gândește-te la planificarea cu colegii tăi pentru a delega anumite sarcini și decide cu cine să contacteze în caz de urgență în timpul absenței tale.
Pentru aceasta, organizează o mică întâlnire înainte de a pleca în vacanță. Dacă nu aveți timp să strângeți toată lumea într-o cameră, faceți-o prin telefon sau prin chat. Scopul este să discutăm împreună prioritățile și obiectivele și să vă asigurați că fiecare își înțelege rolul în timpul absenței dvs.
În acest moment veți putea delega unele sarcini pe care nu le putem finaliza înainte de a pleca sau de a amâna unele altele pentru întoarcerea dvs. Dacă toată lumea este informată, nimeni nu va fi îngrijorat. Toată lumea va ști ce să facă.
2. Scrieți un mesaj de la birou
Organizarea activității înainte de sărbători constă, de asemenea, în scrierea unui răspuns automat din afara funcției și activarea acesteia pentru zilele în cauză.
În acest mesaj, indicați clar datele dvs. de sărbători, vă va permite să nu fiți inundați de e-mailuri, deoarece colaboratorii și clienții dvs. vor fi informați despre absența dumneavoastră. Cei mai mulți vor aștepta întoarcerea dvs. pentru a vă contacta. Cu toate acestea, unele sarcini nu pot aștepta, la fel cum pot exista și evenimente neprevăzute.
Nu uitați să indicați datele de contact ale diferitelor persoane de contact în caz de solicitare urgentă.
3. Depozitați biroul înainte de a pleca
Pentru a putea sufla în timpul vacanței, lăsați-vă biroul sau spațiul de lucru înainte de a pleca . Sortează documentele și pregătește-ți întoarcerea. Într-adevăr, găsiți un spațiu de lucru organizat vă va permite să reporniți bine și veți evita să vă stresați la întoarcere. Cine vrea să găsească un birou haotic care se întoarce din vacanță? Nu veți dori să petreceți cel puțin o oră de curățare în acest moment.
Faceți-o înainte de a pleca! Aruncați proiectele, hârtiile mici, notele lipicioase care nu mai servesc, tot ce este inutil și inutil. Pune-ți fișierele, organizează-le, organizează-ți documentele. Specialiștii indică faptul că trebuie să dedicați cel puțin 30 de minute unei ore din timpul de depozitare al biroului. Te vei simți mai ușor, vei vedea și vei fi încântat să găsești un spațiu mai clar și mai curat pentru întoarcerea din concediu.
4. Ia notițe și acordă prioritate
Pentru a vă organiza bine munca înainte de sărbători, este important să știți cum să acordați prioritate. Finalizați sarcinile urgente, după ce faceți o listă, cereți ajutorul colegilor dvs. dacă anumite lucruri trebuie făcute în timpul absenței dumneavoastră.
Anticipează-ți întoarcerea planificând câteva întâlniri. Pentru aceasta, nu organizați nimic în prima zi de întoarcere. Permiteți-vă câteva ore să citiți e-mailurile și să începeți fără probleme.
5. Scrieți o „listă de activități”
Pentru a vă aminti ce trebuie să faceți, creați o listă de activități. Puteți utiliza un notebook, post-sale sau opta pentru aplicații precum Todoist sau Google Calendar . Veți putea împărtăși lista cu colegii. Rezumă toate sarcinile pe care trebuie să le îndeplinești, organizează ultimele întâlniri și creează memorii pentru a nu uita nimic. Vei economisi timp și vei fi mai puțin stresat.
Clasificați sarcinile în funcție de importanța și prioritatea lor. Dacă nivelul de importanță este același, începeți cu cele mai lungi sarcini de îndeplinit.
Pentru sarcinile mai puțin urgente, organizați-vă, astfel încât să puteți delega dacă nu aveți mult timp. Comunică cu echipa ta, fii sincer cu colegii și cu tine.
6. Împărtășește sărbătorile întregii echipe
Pentru ca toți să fie informați despre sărbătorile celuilalt, împărtășiți un program al concediului fiecărui membru al echipei, astfel încât tot serviciul să poată fi organizat. Cel mai adesea, acest lucru este notat în calendar înainte de a fi împărtășit cu alții. Nu uitați să trimiteți un e-mail pentru a le aminti celor care au uitat că veți fi plecați pentru o anumită perioadă.
7. Începe să sufle
Organizarea muncii înainte de sărbători este esențială pentru a putea lăsa inima ușoară. Dar atunci, nu-ți pune biroul în bagaje. Deconectați-vă și bucurați-vă de odihna binemeritată.