Cum să setați un mesaj de absență la birou pentru a anunța cei care vă contactează că sunteți în concediu? Într-adevăr, înainte de a pleca în vacanță, va trebui să stabiliți câteva mici detalii în birou. Răspunsurile automate ale absenței fac parte din ea. Dacă utilizați Outlook sau Google Mail (Gmail), vă vom spune aici cum puteți activa această caracteristică și vă vom oferi, de asemenea, câteva exemple de mesaje clare și eficiente.

Configurați un mesaj din oficiu: faceți zoom pe Gmail și Outlook

Gmail și Outlook sunt cele mai utilizate e-mailuri de afaceri la ora actuală. Aceste două servicii vă oferă posibilitatea de a activa mesaje din oficiu atunci când sunteți plecat de la serviciu, indiferent dacă este pentru concediu, instruire sau călătorie.

Activați un răspuns automat al absenței pe Gmail

Funcția „Răspuns automat” de pe Gmail vă permite să spuneți angajaților sau clienților dvs. că sunteți plecați atunci când vă contactează în timpul vacanței sau în călătorii. Acest lucru vă va permite să indicați că nu veți putea răspunde la e-mail-ul lor pentru o perioadă.

Cum să configurați un mesaj de absență? Trebuie doar să procedați după cum urmează:

  • Accesați Gmail.
  • Faceți clic pe roata mică, în partea dreaptă sus, apoi pe „Setări”.

În această pagină, vă sunt propuse mai multe file, dintre care "General", "Etichete", "Inbox", "Conturi și import" …

Te afli în fila generală.

În partea de jos a paginii, veți găsi secțiunea „Răspuns automat”.

Acesta spune: " Un răspuns automat este trimis la toate mesajele pe care le primiți. Dacă un contact vă trimite mai multe mesaje, acest răspuns automat este trimis o dată la maximum 4 zile. "

  • Vă rugăm să selectați cu mouse-ul „Răspuns automat activat”.

Apoi, trebuie să completați câmpurile date de început și de încheiere, să indicați subiectul și să scrieți mesajul.

  • Tot ce trebuie să faceți este să vă salvați mesajul făcând clic pe „Salvați modificările”.

Dar Outlook?

Cum să configurați un mesaj de absență în Outlook

Cei care folosesc Outlook pot, de asemenea, să activeze un „Asistent din oficiu”.

  • În stânga sus, faceți clic pe „Fișier” și apoi pe fila „Informații”. Veți găsi mai multe opțiuni: „Setări cont și sociale”, apoi „Răspunsuri automate (fără desktop)”.
  • În secțiunea „Răspunsuri automate”, verificați „Trimiteți răspunsuri automate”.
    Microsoft spune: „ Dacă doriți să specificați o gamă de ore și date, selectați caseta de selectare Trimitere numai pentru această oră. Apoi setați ora de început și ora de sfârșit. În fila În organizația mea, tastați mesajul care trebuie trimis în organizația dvs.; În fila Organizare externă, tastați mesajul pe care să-l trimiteți în afara organizației dvs. "
  • Pentru confirmare, trebuie doar să faceți clic pe OK.

Dacă sunteți auto-antreprenor sau conduceți o afacere foarte mică și utilizați Outlook.fr sau Live.fr, pentru a configura mesajul dvs. de absență, trebuie doar să faceți clic pe roata mică, în partea dreaptă sus (setări Mail ). Va apărea un meniu: „Actualizare”, „Răspunsuri automate” … Selectați această ultimă opțiune. Microsoft spune: „ Folosiți răspunsuri automate pentru a avertiza pe ceilalți că sunteți în vacanță și nu vă vor putea răspunde la e-mail. "

Verificați „Trimiteți răspunsuri automate” și completați diferitele câmpuri.

Acum știți cum să setați un mesaj de absență, dar cum să scrieți un răspuns automat?

Câteva exemple de mesaje în afara funcției

Pentru a scrie cel mai bun mesaj al absenței, urmați sfaturile profesioniștilor. Puteți opta pentru un mic text clasic, dar, de asemenea, decideți să fiți îndrăzneți.

Clasicul

Locul de muncă al regiunilor oferă:

Bună ziua,
Voi fi în afara biroului de la (xxxx) la (xxxx) inclusiv.
Neavând acces la e-mailul meu în această perioadă, voi lua la cunoștință mesajul dvs. când mă întorc.
În caz de urgență, puteți contacta (xxxx) la această adresă: ((protejat prin e-mail)).
Cu stimă,
(Semnătura)

personal

Site-ul Asap.be ne oferă un exemplu frumos

Bună ziua,

Prin acest mesaj, vă informez că voi fi indisponibil până la (data), pentru că mă bucur (mă bucur de câteva zile libere / sunt în vacanță / trăiesc o experiență unică / îmi realizez visul / reîncărc bateriile mele).

Dar vreau să te ajut! Așadar, între timp, puteți contacta (persoana de contact, datele de contact). Dacă nu este urgent, voi fi fericit să vă răspund la e-mail la întoarcere.

Între timp, nu ezitați să mă urmați pe (social media, site web, blog).

Aveți o zi frumoasă și continuați (data)!
(nume și funcție)

Mesajul în engleză

Lucrezi într-un mediu internațional? Și vrei un mesaj în engleză? Pe LinkedIn, puteți găsi idei foarte simple, dar eficiente:

Voi părăsi biroul începând. Voi reveni mai departe.
Dacă aveți nevoie de asistență imediată în timpul absenței mele, vă rugăm să contactați (persoana de contact în caz de urgență) la (adresa de e-mail a persoanei). Altfel, voi răspunde la e-mailurile dvs. cât mai curând posibil la întoarcerea mea.

Salutări calde,
(Numele tău)

Mesajul un pic prea original

Agenția de recrutare Morgan McKinley oferă acest mesaj care nu va fi pe placul tuturor:

Buna ziua, sunt in prezent in vacanta de la xx / xx la xx / xx. Pentru situații de urgență, vă mulțumim să vă adresați celui de-al treilea șezlong din dreapta, umbrelă galbenă și bikini cu dungi. Permanență de la 10 ore la 18 ore (risc de absență din cauza scăldării).

Este posibil să-l poți folosi ca introducere și să-l suplimentezi cu un mesaj mai clasic. Îți va face să zâmbească angajații și clienții!

Buna ziua, sunt in prezent in vacanta de la xx / xx la xx / xx. Pentru situații de urgență, vă mulțumim să vă adresați celui de-al treilea șezlong din dreapta, umbrelă galbenă și bikini cu dungi. Permanență de la 10 ore la 18 ore (risc de absență din cauza scăldării).

Glumesc.

Voi fi în afara biroului de la (xxxx) la (xxxx) inclusiv.
Neavând acces la e-mailul meu în această perioadă, voi lua la cunoștință mesajul dvs. când mă întorc.
În caz de urgență, puteți contacta (xxxx) la această adresă: ((protejat prin e-mail)).